X
تبلیغات
اسناد رسمی - بررسی راهکارهای الکترونیک بهبود روش استعلام ثبتی املاک

 – نگاهی به وضعیت موجود روش استعلام ثبتی املاک

در حال حاضر ، دفاتر اسناد رسمی با اعزام نماینده دفتر بهمراه معرفینامه ای که عکس نماینده منضم بدان است و برگ استعلام و اصل سند مالکیت ( دفترچه یا سند تک برگی ) و تصویر برابر اصل شده آن به حوزه های ثبتی نسبت به اخذ استعلام مربوطه اقدام می نمایند .  لکن این روش چه مشکلاتی را درپی دارد ؟

-         امکان سرقت ، مفقود شدن یا آسیب دیدن اصل سند

-         تکلیف هزینه بر ایاب و ذهاب نماینده دفتر  

-         مشکلات ناشی از اقناع ارباب رجوع توسط دفتر ( درخصوص علت بازداشت )

-         بستر سازی فساد اداری با مراجعه مکرر  یک نماینده مشخص

کارمند دفتر ممکن است جهت ارائه استعلامات در یک روز به حوزه های مختلف ثبتی رجوع کند  و در طول مسیر از دفترخانه به حوزه های ثبتی ، اصل سند که توسط متقاضی که عموما مشرف به معامله ملک موضوع سند است ، مورد سرقت قرار گرفته ، مفقود شده یا آسیب ببیند . از طرف دیگر تکلیف ایاب و ذهاب نماینده دفتر بر دفترخانه  هزینه ای ایجاد می نماید که وصول آن از ارباب رجوع فاقد محمل قانونی است . بطور کلی گاه ارباب رجوعی که ملک آنها بازداشت شده است و از این موضوع بی خبرند ممکن است عدم پاسخ استعلام را بدلیل اهمال دفتر بدانند و یا سرقت ، مفقودی یا آسیب دیدن اصل سند را – که شخص سردفتر دخالتی در واقعه نداشته -  بهیچ وجه برنتابند و دعاوی علیه وی طرح نمایند . این علاوه بر آثار منفی فسادآور مراجعه مکرر  یک نماینده مشخص دفترخانه به حوزه های ثبتی است . بنظر می رسد حداقل دو راهکار برای بهبود روش استعلام ثبتی وجود دارد .

– راهکارهایی در باب مراسلات پستی و تبادلات الکترونیک استعلام ثبتی املاک

مراجعه مستقیم ارباب رجوع به حوزه های ثبتی جهت اخذ پاسخ استعلام دفتر تنها این آسیب را در پی دارد که ممکن است پاسخ استعلام توسط ایشان جعل یا دستکاری شود . جهت جلوگیری از این امر می توان این مسیر را پیش بینی نمود که دفاتر استعلامات خود را تحویلارباب رجوع دهند و حوزه های ثبتی شماره استعلام دفتر ، شماره پاسخ استعلام و متن پاسخ مذکور را طی فرمی ممهور به مهر های مسئول دفتر بازداشتی و املاک و ممضی به امضای ایشان تکمیل و آنرا به پورتال اداره کل ثبت استان یا کانون سردفتران ارسال نمایند . وب سایت ( پورتال ) مربوطه نیز با بروزرسانی مستمر پاسخ های مربوطه را بمدت یکماه که مدت اعتبار قانونی پاسخ هاست بر روی خروجی خود قراردهد تا دفاتر با مراجعه به پورتال مربوطه و اخذ پرینت از صحت پاسخ اطمینان یابند . از سوی دیگر طی توافقنامه اخیر ثبت و کانون سردفتران و دفتریاران با پست منطقه 16 تهران ارسال اخطاریه های دفاتر توسط حوزه های پستی تعیین شده صورت می پذیرد . این امر می تواند به استعلامات نیز تسری یابد و پاسخ استعلام نیز از همین مسیر به دفترخانه ارسال شود و طی بخشنامه ای ترتیبی جهت هزینه پستی استعلام نیز معین گردد . این امر در راستای تکریم ارباب رجوع و کاهش مراجعات حضوری و جلوگیری از ورود آسیب به اصل اسناد و افزایش اطمینان از صحت استعلامات و پاسخ آن بسیار کارآمد خواهد بود لکن قطعا ناکافی بوده جایگزین شیوه های الکترونیک نیست . ارسال پستی استعلام ثبتی املاک و اخذ پاسخ از طریق پورتال ادارات ثبت نیز مطابق موارد پیش گفته به روشنی قابل طراحی خواهد بود . ارسال پستی خلاصه معامله در حال حاضر نیز پیش بینی شده است .  در پایان می توان به ارسال الکترونیکی استعلام ثبتی املاک توسط دفاتر و اخذ پاسخ الکترونیکی از سازمان ثبت اشاره کرد . در این روش دفاتر استعلامات خود را از طریق پورتال سازمان ثبت به سازمان منعکس نمایند و بدین منظور فرم های مجازی در پورتال مذکور تعبیه گردد که با ورود نام کاربری و رمز عبور دفترخانه قابل دسترسی خواهد بود و پاسخ نیز به شیوه پیش گفته در پورتال سازمان منعکس گردد .

+ نوشته شده در  90/03/29ساعت   توسط امیر محبوب  |